Déclaration de confidentialité

Les termes « Élections Ontario », « nous », « notre » ou « nos » désignent Sa Majesté le Roi du chef de l’Ontario, représentée par la directrice générale ou le directeur général des élections de l’Ontario.

Élections Ontario est un organisme apolitique de l’Assemblée législative de l’Ontario dont la mission consiste à administrer les élections provinciales en Ontario, sous l’égide de la directrice générale ou du directeur général des élections. Notre organisme est régi par la Loi électorale et la Loi sur le financement des élections.

Nous nous employons à faciliter le vote et à en assurer l’accessibilité pour l’ensemble des électrices et des électeurs tout en garantissant l’intégrité, la sécurité et la transparence du processus électoral. Nous nous engageons également à protéger votre vie privée, que vous recherchiez des renseignements sur notre site Web ou sur tout autre site Web appartenant à Élections Ontario (collectivement les « sites »), que vous participiez au processus électoral ou que vous utilisiez des services ou des applications mises à disposition sur nos sites.

Élections Ontario s’engage à respecter votre vie privée et à protéger vos renseignements personnels conformément à sa Politique de protection de la vie privée. La présente Déclaration concernant la protection de la vie privée décrit nos principales pratiques en matière de protection de la vie privée, y compris la façon dont nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels. Veuillez consulter notre Politique de protection de la vie privée pour une description plus détaillée de nos engagements dans ce domaine.

Les renseignements personnels sont recueillis aux termes de la Loi électorale, de la Loi sur le financement des élections, de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi et d’autres lois. Ces renseignements seront utilisés à des fins électorales et pourraient l’être dans le cadre de recherches sur les élections. Vos renseignements personnels pourraient être diffusés à l’interne, au sein d’Élections Ontario, aux fins mentionnées ci-après et seront détruits de manière sécuritaire un an après leur dernière utilisation ou plus tard, comme il est exigé par la loi. Les questions concernant la collecte des renseignements personnels peuvent être adressées à priv@elections.on.ca. 

À Élections Ontario, nous nous engageons à protéger la vie privée et la sécurité des renseignements personnels dans le respect de ces principes :

• respecter la vie privée des personnes sur lesquelles des renseignements ont été recueillis et dont les renseignements ont été utilisés et divulgués par Élections Ontario
• intégrer les pratiques exemplaires en matière de protection de la vie privée aux pratiques opérationnelles et à la conception de programmes, de services, de systèmes et de processus au sein d’Élections Ontario

Élections Ontario reconnaît la définition des renseignements personnels énoncée dans la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée de l’Ontario. Nous gérons et protégeons les renseignements personnels conformément aux 10 principes du Code type de l’Association canadienne de normalisation (CSA). Ces principes servent de fondement aux lois sur la protection des renseignements personnels du Canada, de l’Ontario et d’autres administrations.

Nous appliquons les pratiques exemplaires en matière de protection de la vie privée établies par le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (CIPVP) de l’Ontario, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et d’autres sources d’orientation faisant autorité.

Les renseignements personnels sont recueillis aux termes de la Loi électorale, de la Loi sur le financement des élections, de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi et d’autres lois.

Élections Ontario est tenu par la loi de tenir trois registres de vote : le Registre permanent des électeurs pour l’Ontario (le « Registre »), le Registre des électeurs absents et le Registre ontarien des futurs votants. Le Registre est régulièrement mis à jour à l’aide de renseignements provenant de sources de données fédérales, provinciales et municipales, comme le Registre national des électeurs tenu par Élections Canada et d’autres sources, ainsi qu’à l’aide de renseignements fournis directement par les électrices et les électeurs, notamment au moyen du Service d’inscription des électeurs.

Par mesure de sécurité, nous pouvons être amenés à enregistrer les adresses IP des ordinateurs utilisés pour accéder à nos sites ou à nos services, comme le Service d’inscription des électeurs.

Élections Ontario recueille également les renseignements personnels de ses employées et employés, de ses travailleuses et travailleurs et de ses entrepreneures et entrepreneurs indépendants, y compris les numéros d’assurance sociale, à des fins liées à la relation d’emploi.

Élections Ontario peut également recueillir et utiliser des renseignements personnels à des fins administratives ou opérationnelles, par exemple pour traiter les demandes de demande de vote par la poste.

En vertu du paragraphe 17.4 de la Loi électorale, les renseignements personnels des électrices et des électeurs ne sont utilisés qu’à des fins électorales et ne peuvent être utilisés à des fins commerciales. Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels à des tierces parties. Les renseignements personnels recueillis par Élections Ontario peuvent être utilisés :

• pour tenir à jour le Registre permanent des électeurs pour l’Ontario (le « Registre »), le Registre des électeurs absents et le Registre ontarien des futurs votants
• pour administrer les élections provinciales et les élections partielles en vertu de la Loi électorale
• pour administrer les règles provinciales de financement électoral en vertu de la Loi sur le financement des élections
• par les membres de l’Assemblée législative, les partis politiques inscrits, les associations de circonscription inscrites et les candidates et candidats aux élections provinciales pour communiquer avec les électrices et électeurs
• par les organismes municipaux, provinciaux ou fédéraux pour administrer les élections

comme autrement stipulé dans notre Politique de protection de la vie privée

En vertu de la Loi électorale et de la Loi sur le financement des élections, la directrice générale ou le directeur général des élections de l’Ontario est en droit de communiquer des renseignements provenant du Registre aux personnes et entités suivantes :

• la directrice générale ou le directeur général des élections du Canada
• toute municipalité de l’Ontario et ses conseils locaux
• la Société d’évaluation foncière des municipalités
• les députées et députés
• les partis politiques inscrits
• les candidates et candidats

Aux termes de la Loi de 1996 sur les élections municipales, la directrice générale ou le directeur général des élections doit, à compter du 1^er janvier 2024, remettre des listes électorales préliminaires tirées du Registre aux greffiers municipaux aux fins de l’organisation des scrutins locaux. Conformément à la Loi électorale, la directrice générale ou le directeur général des élections peut également communiquer des renseignements provenant du Registre aux conseils d’administration de district des services sociaux et à certains conseils scolaires afin qu’ils puissent organiser leurs élections dans les territoires non érigés en municipalité.

Élections Ontario divulgue également le nom des personnes ayant versé une contribution financière de plus de 200 $ (après 2020) ou de plus de 100 $ (en 2020 ou avant) à un parti politique inscrit, à une association de circonscription, à une ou à un candidat, à une ou à un candidat à la direction d’un parti ou à une ou à un candidat à l’investiture, ou à un tiers annonceur. Le nom des personnes ayant contribué et le montant de leur contribution sont publiés sur le site d’Élections Ontario.

À des fins liées à la relation d’emploi, Élections Ontario communique également les renseignements personnels de ses employées et employés, de ses travailleuses et travailleurs et de ses entrepreneures et entrepreneurs indépendants à des organismes autorisés, comme Service Canada et l’Agence du revenu du Canada.

En vertu de la Loi électorale, tous les partis politiques inscrits, les députées et députés ou les candidates et candidats inscrits qui veulent une copie ou un extrait du Registre ou du Registre des électeurs absents doivent élaborer, mettre en œuvre et soumettre à l’approbation d’Élections Ontario une politique de protection de la vie privée conforme aux Lignes directrices relatives à l’utilisation des documents électoraux (« Lignes directrices »). Cette politique doit explicitement stipuler que les renseignements personnels des électrices et des électeurs ne peuvent être utilisés qu’à des fins électorales et non à des fins commerciales.

Ces Lignes directrices précisent les renseignements qu’Élections Ontario peut communiquer aux entités politiques et aux candidates et candidats inscrits, la façon dont les destinataires sont autorisés à les utiliser, ainsi que leurs responsabilités en matière de protection.

Nous ne partageons pas les numéros de téléphone ni les adresses courriel avec des entités politiques et des candidates et candidats.

Si vous avez des questions sur les politiques de protection de la vie privée des entités politiques et des candidates et candidats ou sur la façon dont ces acteurs recueillent et utilisent vos renseignements personnels, veuillez communiquer directement avec eux.

Les renseignements personnels des électrices et des électeurs contenus dans le Registre, le Registre des électeurs absents et le Registre ontarien des futurs votants sont stockés sur des serveurs situés au Canada et sont protégés par des pare-feu.

Nous nous efforçons de veiller à ce que tous les renseignements personnels soient stockés au Canada. À l’occasion, afin de vous fournir les services numériques que vous demandez ou auxquels vous vous abonnez, Élections Ontario peut communiquer un certain nombre de renseignements personnels que vous nous fournissez (comme des adresses courriel et des numéros de téléphone) à des prestataires qui exécutent des services ou des tâches spécifiques en notre nom. Ces prestataires de services concluent des ententes de service avec Élections Ontario qui leur imposent de mettre en œuvre des mesures technologiques, organisationnelles et physiques pour protéger les renseignements personnels que nous leur transmettons. Nous imposons à tous nos prestataires de services des limites en ce qui concerne l’utilisation, la divulgation, le stockage et la conservation de vos renseignements personnels, et nous exigeons qu’ils s’engagent également à les détruire.

Nous nous efforçons de recourir à des prestataires de services situés au Canada, dans la mesure du possible. À l’occasion et de façon limitée, nous pouvons avoir recours à des prestataires de services qui stockent, traitent et transfèrent des renseignements personnels sur des serveurs situés à l’extérieur du Canada, dans des pays ou régions dont les lois sur la protection des données peuvent différer de celles du Canada. Sous réserve des lois applicables dans ces autres pays ou régions, nous faisons de notre mieux pour veiller à obliger nos prestataires de services à mettre en œuvre des mesures de protection des renseignements personnels équivalentes à celles qui s’appliquent au Canada.

Le Service d’inscription des électeurs est réservé à un usage personnel et sert à conserver vos renseignements aux fins des élections provinciales et locales. En vertu de la Loi électorale, il est interdit de faire de fausses déclarations au sujet de l’inscription électorale. Les personnes reconnues coupables d’un tel délit s’exposent à des sanctions.

Vous pouvez utiliser l’application pour vérifier, actualiser ou ajouter vos renseignements sur :

• le Registre – pour les personnes qui remplissent les conditions requises pour voter lors des élections provinciales ou locales
• le Registre des électeurs absents – pour les personnes qui vivent temporairement à l’extérieur de l’Ontario et qui ont l’intention de résider de nouveau dans la province
• le Registre ontarien des futurs votants – pour les personnes admissibles âgées de 16 et 17 ans qui seront automatiquement ajoutées au Registre à leur 18^e anniversaire

Vous pouvez également utiliser le Service d’inscription des électeurs pour radier vos renseignements personnels, demander la radiation des renseignements d’une personne décédée ou vous inscrire en tant qu’électrice absente ou électeur absent.

Pour apporter des modifications à vos renseignements personnels dans le Service d’inscription des électeurs ou traiter une demande de vote par la poste, nous pouvons vous demander de nous fournir des copies de pièces d’identité attestant votre identité. Une fois la vérification effectuée, ces copies sont détruites et ne sont pas conservées.

La directrice générale ou le directeur général des élections de l’Ontario peut, sur demande écrite d’une électrice ou d’un électeur et sous réserve de son approbation, retrancher de tout document mis à la disposition des entités politiques, des partenaires de données et du public tout renseignement dont elle ou il a des motifs raisonnables de croire qu’il mettrait en danger la vie, la santé ou la sécurité de l’électrice ou de l’électeur s’il était divulgué.

Pour demander le caviardage de vos renseignements, veuillez nous écrire à l’adresse priv@elections.on.ca ou à l’adresse suivante :

Élections Ontario
À l’attention de la directrice générale ou du directeur général de la protection de la vie privée
26 Prince Andrew Place
Toronto (Ontario) 
M3C 2H4

Pour mieux vous servir, lorsque vous naviguez sur nos sites ou que vous téléchargez de l’information à partir de ce site, nos serveurs recueillent automatiquement un nombre restreint de renseignements non personnels à des fins de contrôle du trafic et à des fins statistiques.

Ces renseignements sont examinés par des services d’analyse de données, y compris Google Analytics et Webtrends, pour étudier l’utilisation de nos sites. Ces outils ont recours à des témoins pour recueillir et générer de l’information au sujet de vos visites sur nos sites (y compris votre adresse IP), des témoins qui sont ensuite transmis à ces prestataires de services d’analyse sous une forme anonyme aux fins de l’examen et du traitement des données. Nous étudions les tendances des activités sur nos sites afin d’améliorer l’expérience des personnes qui les visitent. L’utilisation de ces outils ne nous permet ni à nous, ni à nos fournisseuses et à nos fournisseurs de services d’analyse, d’identifier les personnes.

Si vous le souhaitez, vous pouvez désactiver toute activité d’analyse en modifiant les paramètres de votre navigateur pour qu’il vous avertisse lorsqu’un témoin est envoyé ou pour qu’il bloque les témoins d’analyse. Veuillez consulter le menu d’aide de votre navigateur pour obtenir des instructions. Le fait de désactiver les témoins d’analyse n’aura pas d’incidence significative sur votre expérience de navigation. Google offre actuellement un outil gratuit de désactivation de Google Analytics pour la plupart des navigateurs Internet. Pour consulter la liste complète de ces navigateurs et obtenir de plus amples renseignements, veuillez cliquer sur le lien.

Élections Ontario prend toutes les précautions nécessaires pour que les renseignements personnels soient protégés et utilisés aux seules fins autorisées. Nos pratiques de sécurité évoluent continuellement pour assurer l’intégrité et la confidentialité de nos informations et de nos systèmes. Nous utilisons des mesures de sécurité raisonnables pour protéger nos réseaux et nos sites contre différents risques notamment : l’utilisation abusive, la modification, la copie, la divulgation, la destruction, la surveillance ou le partage non autorisés de renseignements, et autres dommages. Nos mesures de protection comprennent notamment l’utilisation de logiciels de sécurité et de protocoles de chiffrement et la mise en place de contrôles physiques, techniques et procéduraux pour protéger l’information derrière le pare-feu d’Élections Ontario. Nous appliquons également le principe du besoin de savoir et limitons l’accès aux renseignements personnels aux employées et employés, aux travailleuses et travailleurs, aux entrepreneures et entrepreneurs indépendants et aux prestataires de services autorisés qui en ont besoin pour s’acquitter de leurs obligations professionnelles ou contractuelles.

Tous les renseignements personnels que vous nous fournissez sont échangés sur un serveur sécurisé. La sécurité des transmissions de données sur Internet ne peut pas être pleinement garantie. Par conséquent, même si nous sommes déterminés à protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons garantir la sécurité des renseignements que vous nous fournissez. Par ailleurs, nous ne sommes pas responsables de votre incapacité à sécuriser vos propres appareils et votre accès à Internet, de votre utilisation de réseaux publics non sécurisés ou de votre incapacité à éliminer les logiciels malveillants.

Si vous choisissez d’utiliser l’une de nos applications, sachez que nous prenons des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de vous accorder l’accès à votre compte sur nos sites ou nos applications; toutefois, vous avez l’entière responsabilité de préserver la confidentialité de votre nom d’utilisateur, de votre mot de passe et de toute autre information relative à votre compte.

Nos processus de conservation des dossiers visent à ne conserver les renseignements personnels qu’aussi longtemps qu’il est nécessaire, conformément à notre Politique de protection de la vie privée, aux fins des objectifs pour lesquels ils ont été recueillis ou aux fins du respect des obligations juridiques ou autres qui nous incombent. En général, les renseignements personnels sont détruits en toute sécurité un an après leur dernière utilisation ou plus tard, comme il est exigé par la loi. 

Nous mettrons périodiquement à jour la présente Déclaration concernant la protection de la vie privée et notre Politique de protection de la vie privée afin de tenir compte des changements apportés à nos pratiques en la matière. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance de ces changements. Nous indiquerons en haut de la présente Déclaration concernant la protection de la vie privée la date de sa dernière mise à jour.

Vos commentaires sont les bienvenus. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant nos pratiques en matière de sécurité ou de protection de la vie privée, veuillez communiquer avec nous :

par courriel : priv@elections.on.ca

ou par courrier postal :

Élections Ontario
À l’attention de la directrice générale ou du directeur général de la protection de la vie privée
26 Prince Andrew Place
Toronto (Ontario) 
M3C 2H4